در سازمان‌ها و مؤسسات مختلف، روش‌های متنوعی جهت انجام محاسبات عوامل کارکرد وجود دارد که برحسب نیازها و شرایط خاص سازمان توسعه یافته‌اند. از طرفی معمولاً در یک سازمان چندین الگو و روش محاسباتی برای گروه‌های مختلف پرسنل به کار گرفته می‌شود. با توجه به اینکه انجام محاسبات عوامل کارکرد مختلف مورد نظر سازمان، سرعت در انجام محاسبات، انجام محاسبه به صورت دقیق و تحویل انواع گزارش‌ها و فایل‌های خروجی و عواملی از این قبیل از چالش‌های اساسی کارشناسان و مدیران حوزه منابع انسانی می‌باشد؛ لذا امروزه سازمان ها برای به روز بودن، انعطاف در طراحی و پیاده سازی قوانین و فرمول‌های محاسباتی و سهولت کاربری؛ خواهان استفاده از ابزارهای مناسب هستند که یکی از مهم‌ترین این ابزارها، نرم افزارهای حضور و غیاب می باشد.

کاربرد سیستم حضور و غیاب دریافت و کنترل اطلاعات کارکرد پرسنل سازمان و تهیه گزارشات متنوع در مورد ساعات حضور و غیاب کارکنان با توجه به برنامه‌های کاری تعریف‌شده برای هر سازمانی ضروری است.

ارتباط مستقیم با نرم‌افزار «حقوق و دستمزد» و ارسال خودکار اطلاعات کارکرد به منظور محاسبه حقوق پرسنل، از دیگر کاربردی این سیستم است.

مدیریت جامع اطلاعات و عملیات واحدهای مستقل کاری در کنار دسترسی بلادرنگ به اطلاعات تجمیعی و تعامل اطلاعاتی با ابزار و نرم‌افزارهای مختلف، علاوه بر ایجاد قابلیت‌های استانداردی مانند استفاده آنلاین از دستگاه‌های متعدد کارت ساعت در نقاط جغرافیایی متفاوت، امکان برقراری ارتباط با درگاه‌های دیگری مانند پورتال سازمان و یا سایر نرم‌افزارهای عملیاتی جهت انتقال، تبادل و تمرکز اطلاعاتی را فراهم می‌سازد.

فواید نرم افزار حضور و غیاب :

1- کاهش تقلب در زمان تردد

زمانی که یک مدیر در یک شرکت متوجه شود تقلب در حضور و غیاب در بیشتر محیط‌های کاری اتفاق می افتد شاید کمی غافلگیر شود. در روش‌های دیگر مدیریت تردد ، این امکان به وضوح وجود دارد که برخی از کارمندان دست به تهیه مستندات ساختگی و تقلبی حضور و غیاب بزنند، مثلا فرض کنید یک کارمند 2 ساعت خارج از مجموعه کار شخصی دارد و بدون این که خروج خود را ثبت کند مرخصی می رود، که این یک مشکل بزرگ و دراز مدت برای ارائه خدمات به مشتریان می باشد و همه ی اعتبار سازمان به تعهد آن‌ها بستگی دارد، چرا که این گونه تقلب‌ها ضمن کاهش اعتبار سازمان باعث نارضایتی مشتریان نیز می شود.

درضمن اگر یک سیستم حضور و غیاب کارتی را انتخاب کرده باشید کارکنان به راحتی می‌توانند آن‌ها را به دیگران بدهند تا به جا همدیگر در زمان ورود و خروج تردد ثبت کنند ولی اگر یک دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی را خریده باشید بر اساس بیومتریک که کمک چشم‌گیری به یک سازمان می‌کند،کدام کارمند می‌تواند اثر انگشت خود را با دیگران به اشتراک بگذارد؟

2- کاهش خطا در حقوق و دستمزد

یکی از اصلی ترین و مهم ترین ویژگی‌های یک نرم‌افزار حضور و غیاب، امکان پیگیری ساعات کاری بر اساس کارکرد کارکنان است. در واقع نرم ‌افزار باید قابلیت ثبت ساعات کاری کارکنان در مأموریت ، مرخصی یا تردد فراموش شده را به صورت دستی داشته باشد. همچنین باید قابلیت پرداخت حقوق‌ها از طریق نرم افزار حقوق و دستمزد، امکان محاسبه روزهای تعطیل، ساعت‌های کاری مقرر و مرخصی و ماموریت را داشته باشد. با این شکل از اتوماسیون داده‌ها، منابع لازم برای محاسبه حقوق و دستمزد کاهش می‌یابد و خطاهای دفتری مثل وارد کردن اشتباه اطلاعات کاملاً از بین می‌روند، که این ویژگی در واقع تضمین کننده حداکثر منافع برای سازمان می باشد.

3- داده‌های واقعی زمان تردد

در درجه اول، یک نرم‌افزار حضور و غیاب مطلوب باید امکان ثبت زمان ورود و خروج کارکنان را به صورت الکترونیکی از راه‌های مختلف تأمین کند. از جمله این راه‌ها می‌شود به ثبت الکترونیکی ساعت و وضعیت اتصال رایانه یا دستگاه‌های همراه کارکنان به اینترنت سازمان، اشاره کرد.

سازمان‌ها برای مدیریت آسان‌تر کارکنان خود باید بدانند چه فردی کار می‌کند، چه کسی کار نمی‌کند، چه کسی تا دیروقت کار می‌کند و کدام کارمند تظاهر به اضافه کاری می‌کند. مدیران یک سازمان برای دانستن این‌ها نیاز به اطلاعات واقعی زمان حضور و غیاب کارکنان خود دارند.

به همین خاطر است که نیاز به یک نرم‌افزار حضور و غیاب احساس می‌شود؛ نرم‌افزاری که بتواند از زمان واقعی تردد کارکنان اطلاعات دقیقی ارائه دهد. اطلاعاتی که بدون از دست رفتن وقت به‌روزرسانی شوند و همیشه آخرین نسخه آن‌ها به منظور تأیید یا هر امر دیگری در اختیار مدیران باشد.